Ter um computador e ter tudo quanto é ferramenta avançada não faz de você uma pessoa produtiva ao computador. A verdade é que a produtividade vem com um mind set específico. Não basta ser um fuçador: é preciso mais. Bem, aqui vão algumas dicas para que você ganhe produtividade ao seu computador, baseadas na minha experiência pessoal com essas coisas ao longo de mais de 20 anos lidando com tecnologia da informação.

Faça uma coisa de cada vez

Vamos começar do mais óbvio. Faça uma coisa de cada vez. Quando a multi-tarefa chegou aos computadores, foi algo festejado para só depois o povo perceber que causava uma degradação considerável na produtividade, aumentando o estresse e causando fadiga nos usuários de computadores.

A ideia de ter muitas janelas, e fazer uma coisa em cada uma, é atrativa, sedutora e interessante, mas totalmente contra-produtiva. Isto força seu cérebro a gastar mais energia e você chega ao fim do dia exausto.

Portanto, resista à tentação de sair fazendo uma porrada de coisas ao mesmo tempo. Se for realizar uma tarefa, foque-se exclusivamente nela, trabalhe com atomicidade, ou seja, mude de tarefa se, e somente se, tiver terminado a anterior.

Conheça seu sistema operacional

Saiba o que o seu sistema operacional pode fazer por você. Leia a ajuda, leia livros, veja vídeos. Você descobrirá que várias coisas que você pena para fazer o seu sistema operacional faz de forma mais fácil, com as mãos amarradas nas costas.

Hoje em dia os sistemas são muito mais complexos do que nos tempos do velho DOS. Assim, simplesmente sair fuçando já não é mais suficiente para que você consiga extrair o máximo de produtividade do seu sistema.

O Windows, por exemplo, tem features que mesmo usuários mais antigos ignoram por que nunca estudaram o sistema operacional adequadamente. Por exemplo, o Porta-arquivos existe desde o Windows 95 e existe para manter arquivos sincronizados entre duas unidades de armazenamento, por exemplo, entre seu disco rígido e o seu pen drive. Também, desde o Windows NT que é possível criar pastas compactadas (os arquivos aparecem em azul no Windows Explorer), algo que economiza uma cacetada de disco, principalmente para arquivos antigos.

Conheça seu software

Conheça bem o software que você usa. Se for o caso, faça um curso ou leia um livro sobre ele. Um exemplo, é o Microsoft Office. Poucas pessoas investem tempo em aprender como aquela coisa toda funciona. O fato é que as pessoas ignoram características do software que poderiam economizar uma quantidade enorme de tempo, mas evitam aprender por que acham que são características desnecessárias.

É possível criar todo um fluxo de trabalho usando o MS Office, com rotinas bem definidas e totalmente automatizadas. Porém, para implementar algo assim, é preciso entender como o Office funciona. E não é preciso ser um programador experiente para isso.

Automatize! Automatize!

Se uma tarefa que você executa ao computador é repetitiva, certamente é possível automatizar. O seu sistema operacional lhe dá uma pancada de ferramentas que permitem que você automatize suas tarefas. O macOS, por exemplo, vem com o Automator, uma ferramenta que permite a automação de tarefas sem a necessidade de escrever-se uma única linha de código.

Certa vez ensinei um advogado a colocar marcas d’água nos arquivos PDF que ele recebia e que faziam parte do acervo documental do escritório dele. Depois que aprendeu a usar o Automator, a gestão do acervo documental do escritório ficou simples e coisas que demoravam horas passaram a custar apenas alguns poucos minutos.

Vale a pena investir seu tempo!

Normalmente as pessoas evitam aprender a usar melhor seus computadores por que acreditam que não é da alçada delas entender como as máquinas funcionam. O resultado é que terminam usando o computador como uma máquina de escrever com esteróides, o que resulta em baixíssima produtividade. Ou seja, se usassem máquinas de escrever ao invés de computadores, essas pessoas veriam um decréscimo pequeno na produtividade do dia-a-dia.

Vale a pena investir parte do seu tempo para aprender como os computadores funcionam e o que você pode fazer com eles. Você perceberá o quanto perde tempo em não conhecer as funções do seu computador. Você não deve tornar-se um analista de sistemas ou um programador só para ter produtividade. É preciso tornar-se um usuário melhor. E, para isso, é preciso investir parte do seu tempo para entender como essa coisa toda funciona.

O fato é: deixe as máquinas fazerem o trabalho para as quais foram criadas. É para isso que as máquinas existem, afinal de contas. Elas são mecanismos de automação que foram criadas para economizar nosso tempo. Basta lembrar-se que tempo é o recurso mais escasso que cada um de nós possui. Economizar tempo significa usar o tempo economizado para viver mais.

Happy Computing!