Se você empreende ou quer empreender já deve ter se deparado com o tanto de informação que seu negócio precisa gerenciar de alguma forma: são contas a pagar, contas a receber, fornecedores, empregados, impostos, contas bancárias, boletos… É uma lista interminável de coisas que você precisa ter sob controle para poder tomar as decisões de forma mais apropriada.

Ou seja, é impossível gerenciar tanta informação sem um sistema de informação. E aqui cabem algumas definições antes de continuarmos.

O que é um sistema de informação?

Um sistema de informação é uma maneira sistematizada de gerenciar, transformar e reportar informação extraída ou gerada por um processo arbitrário. O processo arbitrário pode ser a fabricação de um doce, venda de automóveis, etc.

Um sistema de informação não é, necessariamente, automatizado. Pode-se implementar um sistema de informação com base em papel e caneta. É necessário, no entanto, que todo sistema de informação seja repetitivo e replicável. A repetição estabelece uma rotina de trabalho e a replicação permite que várias pessoas possam operar o sistema. À partir destas características é que passamos a falar de automação.

É interessante por que automação não é o assunto deste artigo. Pasme!

Por que você deveria preocupar-se com isso?

A informação é um sub-produto importante do seu negócio, mesmo que sua área de atuação não tenha nada a ver com tecnologia da informação. E é simples entender por que esta afirmativa é verdadeira. Como você vai decidir se pode ou não comprar um maquinário novo ou contratar mais pessoas se não sabe se terá dinheiro ou se haverá oportunidades para seguir adiante com o projeto?

Sem uma forma sistematizada de extrair, organizar e transformar a informação do seu negócio, você literalmente trabalha no escuro. E quando falo sistematizada não estou falando em computadores, mas em metodologia. É preciso trabalhar com método de forma que a informação torne-se útil, disponível e seja capaz de levar você, dono do negócio, a tomar decisões corretas e com o menor risco possível.

Decisões que são tomadas com base no seu feeling são extremamente arriscadas, caso não sejam corroboradas com informações precisas e atualizadas. A probabilidade de dar com os burros n’água é absolutamente grande.

Automação primeiro: caos digital

Muitos empresários já saem direto para a automação, ou seja, compram computadores e colocam todo o trabalho dentro das máquinas sem, contudo, organizar os métodos e as informações. O resultado é invariável: o software que foi adotado torna-se rapidamente inútil, o usuário gasta mais tempo burlando o software do que efetivamente trabalhando e o seu processo produtivo está em xeque.

Implantar um sistema de informação não é, absolutamente, sair comprando computador e software. Um sistema de informação pode ser implementado com caneta e papel. E aqui cabe um exemplo prático que é, também, um caso de sucesso.

Um escritório de advocacia tinha problemas com dois cartórios do fórum de Ribeirão Preto. Não era incomum receber um processo de um cartório e devolvê-lo em outro. Isto normalmente acontecia por que às vezes o processo era criado em um cartório mas migrava para o outro, e a informação na capa do processo não era atualizada ou a etiqueta estava colocada num local que as pessoas ignoravam a leitura.

Via de regra o processo deveria ser retornado ao cartório de onde ele foi pego. A solução para resolver o problema foi simples: post-it. Ao pegar o processo, o estagiário colocava um post-it em cima com a data e hora na qual o processo foi pego e com o número do cartório. Ao longo do trânsito dentro do escritório, os demais profissionais iam escrevendo no post-it a data e hora na qual pegaram o processo. Ao devolver o processo, o mesmo era encaminhado para o cartório correto e a última anotação era feita no post-it com data e hora de devolução. O post-it, então, era colocado em um quadro que depois era compilado em uma planilha. Assim, o dono do escritório:

• sabia de onde foi pego o processo
• quanto tempo o processo ficou com cada departamento do escritório
• quanto tempo o processo demorou para ser avaliado pelo escritório entre ser pego no cartório e posteriormente devolvido.

Este sistema chama-se Kanban e foi inventado pelos japoneses na década de

1. Ou seja, não há nada de novo nisso.

Metodologia, repetição, replicação

Assim, é preciso que o seu processo de negócio use uma metodologia qualquer, mesmo que seja uma metodologia que você tenha acabado de inventar. É preciso que esta metodologia esteja descrita em algum documento para que outras pessoas da sua empresa não só possam aprendê-la, mas também repeti-la, aplicando-a no dia-a-dia.

O seu processo precisa ser repetitivo. Só assim será possível, no futuro, automatizá-lo. A automação só faz sentido se há repetição. A máquina executa, com excelência, todo processo passível de repetição.

Da mesma forma, o seu processo precisa ser replicável. Afinal, você precisa que seus empregados trabalhem nele. Será necessário treiná-los para que eles possam ser os agentes da replicação.

E no meio desta coisa toda está a informação. Além disso tudo, é preciso que você tenha pontos, no seu processo, dos quais possa extrair informações. Uma vez extraídas, é preciso transformá-las, analisá-las e avaliá-las junto ao processo decisório da sua empresa.

Ah, sim! Até mesmo suas decisões precisam de um processo. Você vai tomar decisões só com base no estalo do seu cotovelo ou vai embasar-se em informações, fatos? A busca por informações no seu negócio é a busca por fatos. Estes fatos podem indicar como anda a saúde do seu negócio, tanto do ponto-de-vista financeiro quanto do ponto-de-vista gerencial. Os seus empregados estão felizes? Estão produzindo com qualidade? O seu negócio é lucrativo? As suas vendas vão bem ou mal?

Enfim, automação!

Só depois que seus processos estão estabelecidos é que você precisa automatizá-los. Tentar automatizar um processo que não foi bem estabelecido normalmente resulta em perdas grandes de investimento. E entender isto é simples: o software usado não será adequado pois o processo ainda não foi totalmente validado. Os empregados gastarão horas de trabalho burlando o software para que o processo seja levado à cabo, pois o software não automatizará corretamente o processo que, por sua vez, mudará com bastante frequência até estabelecer-se.

Os efeitos imediatos: baixa produtividade, alto custo de produção, insatisfação dos empregados por que serão obrigados a realizar tarefas extras devido à automação inadequada.

Por outro lado, uma vez que o processo esteja estabelecido e devidamente documentado, a automação torna-se mais simples e eficaz. O resultado é um time altamente produtivo, deixando para a máquina aquilo que a máquina faz com eficiência: a parte repetitiva da coisa toda.

E antes de finalizar: documente o seu processo. Sem documentação, como você espera replicá-lo?